その文書、信書じゃありませんか? 冒頭の「文言」で変わる!
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1. 今、信書の判定が厳しくなっています

年々傾向が強くってないますが、郵便局様の「信書チェック」が厳しくなっています。更に今年は、各会社様も口々におっしゃっているので、その傾向は更に強まっているようです。
私が考える一番の理由は「メール便の件数増加」に起因するのではないかと思います。その安価さと手軽さから年々件数が増えいるメール便ですが、そのメリットを活かそうと「グレーな送付物」が増えいてるのも事実です。それをなんとか改善しようと、よりチェックを厳しくしているのだと推察されます。 もちろん、郵便物減少による日本郵便様の台所事情もあると思います。そのため、郵便局様にお話を聞きにいくと「物流」にシフトされようとしていく発言が目立ちます。
このコラムをお読みなっている方はご存じかと思いますが!!、・・・信書ってなに?という方には、弊社の信書ページをお読み頂くとより参考になるかと思います。
2. 信書の制限を回避して、やっぱりメール便で送りたい・・・
と、いう要望が多いのも事実です。 今回のコラムでは、弊社が発送作業を依頼している株式会社サン・プロンプト様から紹介頂いた、「この文言は、信書になります!」というNG文言集をご紹介します。これで貴方も、信書マスター!!(違う)
3. 今回の信書判定NG文言について
弊社の信書紹介ページから引用すると・・・
信書とは
【特定の個人や団体を指す文言が文面に記載、または伝えなければならないことが記載されている印刷物】
と定義しています。これは私が考えた、かみ砕いた定義です。正式なものは下記となります。
「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」 ※出展:総務省 信書のガイドライン
正直どちらもわかりづらい・・・かもしれないのですが、簡単に言うと 「特定の人に送る文書は、すべからく信書」ということなります。
今回のコラムは「冒頭の文言」のNG文言を紹介てしています。それは、なぜか。 文章の冒頭が「個人を特定」してまうと、内容が信書に該当しなくても、信書に扱いになってしまうからです。なにごとも最初が大切!!ということですね。
4. 実際に信書とされたNG文言集

前段が長かったですが・・・皆様のお待ちかねの、NG文言集が以下になります!
・会員の皆様へ
・契約していただいた方(ご契約者様へ)
・人事ご担当者、総務ご担当者、進路指導担当者、宛
・契約している方への会報誌・・保険会社や銀行
(挨拶分の頭は各位になっているが、内容分が契約している方へ
などの文面になっている)
・○○プランを利用のお客様へ
・宛名の下に(住所・名前)会員番号や保有してるポイントなどが印刷されているもの
・1月お誕生日の皆様へ
・保険を契約された皆様へ
・資料請求をされた皆様へ
・高校3年生の皆様へ
・保護者の皆様へ
・保護者の方へ
・企業経営者の皆様へ
・ホテル経営者の方へ
・上得意様限定でお送りしております。
・あなた様へ特別なご案内です。
となります。どれも個人を特定してしまっている文言になりますね。
5. 最後に
今回は、信書に該当してしまうNG文言集でした。この他にも信書の規定に引っかかってしまう内容は色々あります。代表的なものは「宛名印字以外の可変印字」です。印刷内容が人によって変化してしまうと、「特定の人への伝えたい内容」になってしまうからです。例なども挙げていますので、詳しくは弊社のサイトのこちらをぜひご参照ください(しつこい)。
文章作成/茂木
■プロフィール
大学(新聞学科卒)において、メディアの猛勉強をした経験を活かし、お客様の制作案件にも対応する営業マン。サブカル好きな多趣味で、文章制作能力も高い。発送関連の知識は社内随一のDM博士。学者のような風貌だが、頼もしくもある弊社のオールドルーキー。CSR検定取得者。