信書とは？～DMを送る上で知っておきたい知識を簡単に解説～
DMを発送する上で確認しなければならない点があります。
その発送物が【信書】に該当するかしなかいです。それによって発送方法に制限が生まれ、決められた方法での発送ではない場合は【違法】となり、罰せられる可能性があります。
普段あまり聞きなれない【信書】について、このページでは例なども交えて解説いたします。
1.そもそも信書ってなに？
郵便法及び信書法で以下のように定義されています。 「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」正直、これだけではさっぱりわからないかと思います。総務省ではこれをさらに細かく説明しています。
「特定の受取人」とは？
差出人がその意思又は事実の通知を受ける者として特に定めた者
「意思の表示し、又は事実を通知する」ってどういうこと？
差出人の考えや思いを表現し、又は現実に起こり、もしくは存在する事柄等の事実を伝えること
「文書」って何？
文字、記号、符号等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物のこと
う～～ん…正直あまり変わらないですね！
上記を踏まえて、当サイトが導き出した答えは以下となります。【特定の個人や団体を指す文言が文面に記載、または伝えなければならないことが記載されている印刷物】としました！
伝わってますでしょうか？伝わって欲しい。。。
こちらで解説いたします。
【特定の個人や団体を指す文言が文面に記載】とは？
「特定の個人」はそのまま貴方や私ことです。「○○様への特別なご案内」などが入っている場合は信書に該当します。
名前がなくとも「○○会員様向け」でも信書に該当します。個人ではない「団体」でも特定される場合は、信書に該当します。「学校」「会社」「病院」「～～関係者」等々です。
【伝えなければならないことが記載されている】とは？
例えば身近なことで言えば、「提供サービスの変更」です。代表されるのは電気料金や電話料金の変更などです。これらは企業が「必ず伝えなければならないこと」になるため、信書に該当します。
【印刷物】とは？
「なにかを通さなくても内容がわかるモノ＝紙などの印刷物」という考え方になります。CD、DVD、USBメモリーなどはそれだけでは、中身(内容)わからないため該当しません。そもそも「文書」ではありませんよね。
以上が解説となります。
「手紙」を想像してみてください。手紙には「名前」も「伝えたい内容」もあると思います。内容が私的なものではなくとも、「団体→個人」「団体→団体」に送る手紙は信書に該当すると言えます。
いかがでしょうか？なんとなくイメージがわくでしょうか。
2.該当するもの/しないもの
説明だけでは想像がしにくいと思いますので、日本郵便のサイトから抜粋しました。
大まかに以下を知っておくと、良い判断材料になると思います。
信書に該当するもの
書状
手紙、ハガキなど
請求書の類
納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書
会議招集通知の類
・結婚式等の招待状
・業務を報告する文書
許可書の類
免許証、認定書、表彰状
証明書の類
印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書
ダイレクトメール
・文書自体に受取人が記載されている文書
・商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章
信書に該当しないもの
書籍の類
新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、◇講習会配布資料、◇作文、◇研究論文、◇卒業論文、◇裁判記録、◇図面、◇設計図書
カタログ
◇専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシ、◇店頭での配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレット
小切手の類
手形、株券、◇為替証券
プリペイドカードの類
商品券、図書券、◇プリントアウトした電子チケット
乗車券の類
航空券、定期券、入場券
クレジットカードの類
・文書自体に受取人が記載されている文書
・キャッシュカード、ローンカード
会員カードの類
入会証、ポイントカード、マイレージカード
ダイレクトメール
・専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
・専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの
その他
◇説明書の類（市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書）、◇求人票、◇配送伝票、◇名刺、◇パスポート、◇振込用紙、◇出勤簿、◇ナンバープレート
◇印は総務省における個々の相談において判断された事例。
出展日本郵便：信書に該当するものを教えてくださいhttps://www.post.japanpost.jp/question/57.html
3.これって信書？実例を交えた解説
上記を理解していても、これって信書？となるケースが多々あります。ここでは、実例を交えて解説していきます。
電気料金改定のお知らせ
電力会社様から料金改定の文書を送りたいとご相談がありました。これは【差出人の意思を表示し、又は事実を通知する】に該当します。
こちらのお客様は法人向けにも文書を発送する想定でしたが、信書に該当するか？の判定において相手が法人か個人かは考慮されません。
この場合「サービス提供者にそのサービスの金額が変わること」であるため、内容が相手に対して「伝えなければならないこと」になります。
そのためこちらは信書となります。
医療関係者に向けた文書
製薬会社様からの相談で、新製品を紹介する文書を送りたいとご相談がありました。「新製品を紹介する」という点だけなら信書に該当しません。しかし、文章の宛先によって異なります。
・文書の冒頭が医療関係者各位⇒「医療関係者」と特定しているため、信書に該当。
・文書の冒頭がお客様各位⇒特定していないため、信書に該当しません。
となります。文書によって信書かそうでないかが分かれるケースとなりました。
判断が難しい部分でもあるため、不安な場合はお問合せがするのが良いかと思います。
4.最後に～不安な場合は聞いてしまおう～
いかがでしたしょうか。信書についてなるべく嚙み砕いて説明させていただきました。この案内が、ご覧になった方の参考になれば幸いです。
タイトルでも書いていますが、不安な場合は聞いてしまうのが一番です。
弊社サイトへもお気軽にご相談ください。
詳しく聞いてみる
お問合せはこちらまた、総務省にもお問合せダイヤルがあります。
実は筆者、直接電話して聞いたことがあります！
その際も丁寧にご対応ただきました。ハードルが高いイメージがありますが、一番信用度が高いです。お問い合わせされてみてはいかがでしょうか。
総務省
信書便に関するお問合せ先：https://www.soumu.go.jp/yusei/pdf/h19_kanmatu_01.pdf