その文書、信書じゃありませんか？　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　冒頭の「文言」で変わる！

1.　今、信書の判定が厳しくなっています

　年々傾向が強くってないますが、郵便局様の「信書チェック」が厳しくなっています。更に今年は、各会社様も口々におっしゃっているので、その傾向は更に強まっているようです。

　私が考える一番の理由は「メール便の件数増加」に起因するのではないかと思います。その安価さと手軽さから年々件数が増えいるメール便ですが、そのメリットを活かそうと「グレーな送付物」が増えいてるのも事実です。それをなんとか改善しようと、よりチェックを厳しくしているのだと推察されます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　もちろん、郵便物減少による日本郵便様の台所事情もあると思います。そのため、郵便局様にお話を聞きにいくと「物流」にシフトされようとしていく発言が目立ちます。

　このコラムをお読みなっている方はご存じかと思いますが！！、・・・信書ってなに？という方には、弊社の信書ページをお読み頂くとより参考になるかと思います。

2.　信書の制限を回避して、やっぱりメール便で送りたい・・・

　と、いう要望が多いのも事実です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　今回のコラムでは、弊社が発送作業を依頼している株式会社サン・プロンプト様から紹介頂いた、「この文言は、信書になります！」というNG文言集をご紹介します。これで貴方も、信書マスター！！(違う)

3.　今回の信書判定NG文言について

　弊社の信書紹介ページから引用すると・・・

信書とは

【特定の個人や団体を指す文言が文面に記載、または伝えなければならないことが記載されている印刷物】

と定義しています。これは私が考えた、かみ砕いた定義です。正式なものは下記となります。

「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※出展：総務省　信書のガイドライン

正直どちらもわかりづらい・・・かもしれないのですが、簡単に言うと　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「特定の人に送る文書は、すべからく信書」ということなります。

　今回のコラムは「冒頭の文言」のNG文言を紹介てしています。それは、なぜか。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　文章の冒頭が「個人を特定」してまうと、内容が信書に該当しなくても、信書に扱いになってしまうからです。なにごとも最初が大切！！ということですね。

4.　実際に信書とされたNG文言集

　前段が長かったですが・・・皆様のお待ちかねの、NG文言集が以下になります！

・会員の皆様へ

・契約していただいた方（ご契約者様へ）

・人事ご担当者、総務ご担当者、進路指導担当者、宛

・契約している方への会報誌・・保険会社や銀行

　（挨拶分の頭は各位になっているが、内容分が契約している方へ

　　などの文面になっている）

・○○プランを利用のお客様へ

・宛名の下に（住所・名前）会員番号や保有してるポイントなどが印刷されているもの

・1月お誕生日の皆様へ

・保険を契約された皆様へ

・資料請求をされた皆様へ

・高校3年生の皆様へ

・保護者の皆様へ

・保護者の方へ

・企業経営者の皆様へ

・ホテル経営者の方へ

・上得意様限定でお送りしております。

・あなた様へ特別なご案内です。

となります。どれも個人を特定してしまっている文言になりますね。

5.　最後に

　今回は、信書に該当してしまうNG文言集でした。この他にも信書の規定に引っかかってしまう内容は色々あります。代表的なものは「宛名印字以外の可変印字」です。印刷内容が人によって変化してしまうと、「特定の人への伝えたい内容」になってしまうからです。例なども挙げていますので、詳しくは弊社のサイトのこちらをぜひご参照ください(しつこい)。

文章作成/茂木

■プロフィール
大学（新聞学科卒）において、メディアの猛勉強をした経験を活かし、お客様の制作案件にも対応する営業マン。サブカル好きな多趣味で、文章制作能力も高い。発送関連の知識は社内随一のDM博士。学者のような風貌だが、頼もしくもある弊社のオールドルーキー。CSR検定取得者。